«یکی از اثرات زندگی با اطلاعات الکتریکی این است که ما معمولاً در یک وضعیت بیش از حد اطلاعات زندگی می کنیم. همیشه چیزی بیشتر از آن است که بتوانید با آن کنار بیایید.»
(مارشال مک لوهان، “درک من: سخنرانی ها و مصاحبه ها”، 2003)
من نمی توانم به شما بگویم که چند بار از من پیشنهادات و ایده هایی در مورد اینکه چگونه کارآفرینان و متخصصان می توانند ایمیل های خود را بهتر مدیریت کنند، به خصوص ارتباطات مرتبط با مشتری از من خواسته شده است.
مشکل:
شما از یک ابزار ارتباطی برای تبدیل شدن به یک ابزار مدیریت روابط استفاده می کنید.
ارزیابی مشکل:
برای یافتن پیوستها، دستورالعملها یا پیامها به مشتریان و از مشتریان، زمانی را صرف جستجوی ایمیلهای خود میکنید. شما فکر می کنید باید ایمیل خود را بهتر مدیریت کنید در حالی که در واقعیت نیاز دارید مدیریت مشتری/مدیریت دانش را در فرآیندها و سیستم های خود ادغام کنید.
اکثر سیستم های مدیریت مشتری با ارائه دهندگان ایمیل محبوب مانند Gmail و Outlook ادغام می شوند. هدف یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری، ضبط و ردیابی ارتباطات مرتبط با مشتری (یا ارتباط مشتری آینده نگر) است.
اگرچه ارتباطات مشتری در حال گسترش است و شامل رسانه های اجتماعی، پیامک و سایر اشکال دیجیتالی ارتباطی می شود، ایمیل، تلفن و حضوری همچنان روش های ارجح برای برقراری ارتباط با مشتریان هستند.
در حالی که کلاینتهای ایمیل (مانند Outlook و Gmail) برای ارسال و دریافت ایمیل عالی هستند، در مقایسه با یک سیستم مدیریت ایمیل مانند CRM کوتاهی میکنند.
قبل از تصمیم گیری برای خرید یک CRM، تمام مجوزها و ابزارهای موجود خود را برای موارد زیر بررسی کنید:
- سازگاری با گزینه های CRM و
- قابلیت CRM
در بسیاری از مواقع، رهبران زمانی یک برنامه جدید را خریداری میکنند که از قبل عملکردی در یک ابزار موجود دارند که از آن استفاده نمیکنند. با ابزارهای فعلی خود با تیم پشتیبانی تماس بگیرید و از مشاوره و توصیه های آنها برای بهترین ادغام CRM استفاده کنید.
همانطور که سیستمها خودکار و دیجیتالیتر میشوند، بخشی از تصمیم برای اتخاذ ابزارهای جدید نیز باید شامل ارزیابی میزان ادغام یک ابزار بالقوه با پشته فناوری شما باشد که در حال حاضر در شرکت خود کار میکنید.
تکمیل ارزیابی نیازها قبل از تعامل با فروشندگان می تواند به شما کمک کند از سندروم “چیزهای درخشان” جلوگیری کنید و اطمینان حاصل کنید که انتخاب ابزار شما تمام الزامات “ضروری” را برآورده می کند.
CRM به شما امکان می دهد با همگام سازی ارتباطات، بهره وری را افزایش دهید. مکالمات بلافاصله و به درستی ثبت می شود – هرگز نیازی به جستجوی آخرین پیام ها نیست. سایر اعضای تیم که روی فایلهای مشتری مشابه کار میکنند و اطمینان میدهند که هر عضو تیم به آخرین بهروزرسانیها دسترسی دارد، به این ارتباط دسترسی پیدا میکند.
اگر همچنان به استفاده از ایمیل خود به عنوان یک سیستم مدیریت مشتری ادامه می دهید، سیستم را بطور فعال طراحی کنید تا اطلاعات را به طور موثر و موثر دریافت، ذخیره و بازیابی کند.
عادات ایمیل برای طراحی فعال:
- با نحوه جستجو برای صرفه جویی در زمان مرتب سازی دستی پوشه ها برای یافتن پیام مورد نظر خود آشنا شوید
- هر ایمیل ارسالی و دریافتی را به طور مداوم ذخیره کنید
- از الگوهایی برای ارتباط معمول خود با مشتریان استفاده کنید – مانند استقبال مشتری جدید، ورود به سیستم، نامه های تعامل و ارتباطات مکرر
- به طور موثر از توابعی استفاده کنید که پوشه ها و حساب ها را با سایر اعضای تیم به اشتراک می گذارد. به عنوان مثال، از “Client@______” برای تمام ارتباطات مرتبط با مشتری که همه اعضای تیم رو به مشتری می توانند به آنها دسترسی داشته باشند، استفاده کنید. از این صندوق ورودی، ارتباطات مربوط به مشتری را ارسال و دریافت کنید یا اطمینان حاصل کنید که از طریق ارتباط از حسابهای تک تک اعضای تیم cc'd شده است.
هنگام استفاده از یک سیستم “راه حل” مانند ایمیل برای انجام کاری که برای آن طراحی نشده است، “اوه” در طول راه وجود خواهد داشت. استفاده مداوم از سیستم توسط تمامی اعضای تیم عاملی حیاتی در موفقیت آن خواهد بود.
شما می توانید یک سیستم موثرتر و کارآمدتر در صنعت طراحی کنید. با این حال، بدون پیروی از کاربران، از مزایای مورد نظر بهره نخواهید برد.
و به یاد داشته باشید، یکی از آن کاربران شما هستید!
اگر مایلید ماهانه یکبار نکات و مقالاتی مانند این را در صندوق ورودی خود دریافت کنید، برای ثبت نام در خبرنامه ما اینجا را کلیک کنید.