یکی از چالش‌هایی که ما در دنیایی با آن مواجه شده‌ایم که در آن ارتباط تلاش کمتری نسبت به زمان پست حلزون می‌طلبد و برای هر پیامی که می‌خواهیم بفرستیم نیازی به سرمایه‌گذاری یک تمبر ندارد، ایمیل باعث شده است که بسیاری از صاحبان کسب‌وکار تحت فشار قرار بگیرند. با آن دست و پنجه نرم می کنند.
برخلاف بسیاری از چالش های دیگر، صاحبان مشاغل می توانند با مدیریت عمدی ایمیل، آموزش و آموزش، وضعیت را بهبود بخشند. اتخاذ موضع «هیچ کاری نکن» تصمیمی است که بعید است وضعیت را بهبود بخشد.
با توجه به تأثیری که بر سلامت روان شما ناشی از وضعیت بیش از حد و ترس از دست دادن و همچنین هزینه مالی (نرخ ساعتی * زمان مدیریت ایمیل) برای ادامه سیستم فعلی شما دارد، پرونده تجاری به راحتی می تواند این یک فرآیند را مؤثرتر کند. و کارآمد.
بیایید فعال باشیم!
مرحله 1
به نقش خود در کمک به مشکل فکر کنید. چه چیزی را تحمل می کنید؟ چه چیزی را تقویت و پاداش می دهید؟ چالش‌ها را بر اساس منبع دسته‌بندی کنید: مشتریان، اعضای تیم، اشتراک‌ها/لیست‌ها، تامین‌کنندگان و دیگران. ما بخشی از مشکل هستیم، پس باید بخشی از راه حل باشیم.
به علت اصلی برسید. آیا از ایمیل به عنوان یک سیستم مدیریت مشتری به جای ابزار مناسب تری استفاده می کنید؟
ارتباط را در 4 ربع استفان کاوی ترسیم کنید – که ارتباط عبارت است از:
- فوری و مهم؟
- غیر فوری و مهم؟
- فوری و مهم نیست؟
- غیر فوری و مهم نیست؟
مرحله 2
حالت ایده آل را چند ماه دیگر پیش نویس یا ترسیم کنید. طرح را با پیشرفت ها / اهداف قابل اندازه گیری ایجاد کنید.
مشخص کنید چه کارهایی را می توانید انجام دهید تا به طور مثبت به نتیجه برسید. چه چیزی را باید متوقف کنید؟ ادامه دادن؟ شروع به انجام؟
چه برنامه ای برای رسیدن به آنجا وجود دارد؟
مرحله 3
نتایج خود را اندازه گیری کنید بازخورد دریافت کنید. آیا برای رسیدن به نتیجه مورد نظر در مسیر درستی هستید؟
مرحله 4
در طول مسیر چه چیزی یاد می گیرید؟ بر اساس تجربه چه اقداماتی باید انجام دهید؟ به نتایج فکر کنید
طرح خود را پیش نویس کنید، برنامه را اجرا کنید، نتایج را منعکس و بررسی کنید و بر اساس آنچه آموخته اید/تجربه کرده اید اقدام کنید. PDCA توضیح داد
نکاتی برای ادغام در سیستم مدیریت ایمیل
مدیریت ایمیل یک سیستم/فرایند است. این احتمال وجود دارد که شما به طور منظم زمانی را برای بهبود سیستم ایمیل خود اختصاص نداده اید و به تدریج به یک چالش/مسئله بزرگتر در سازمان شما تبدیل شده است. همانطور که سازمان شما رشد می کند، مشکل نیز وجود دارد. سیستم فعلی شما به طور پیش فرض تکامل یافته است. اکنون زمان آن رسیده است که فعال باشید و عمداً سیستم را به یک سیستم مؤثرتر و کارآمدتر تبدیل کنید.
ارسال ایمیل
به اعضای تیم خود آموزش دهید تا ایمیل های بهتری بنویسند و این نکات و اقدامات را در آنها نشان دهند ایمیل های خودت به آنها درست است، شما اول بروید.
- از خطوط موضوعی دقیق استفاده کنید
- به جای صرف وقت برای دسته بندی و تشکیل پرونده، نحوه جستجو را بیاموزید
- از کسب و کار برای ارتباط شخصی استفاده نکنید
- از قالب ها استفاده کنید
- مختصر – ایمیل ارتباط / انتقال است. از یک ایمیل پنج جمله ای و اسکریپت امضا استفاده کنید
- از تماس‌های زنده بیشتر برای ارتباط طولانی‌تر یا زمانی که نیاز به بحث در مورد موضوعات مختلف است، استفاده کنید
- برای چندین گیرنده ایمیل ارسال نکنید بدون اینکه به آنها بگویید قرار است با آن چه کاری انجام دهند
- متن کامل را در ابتدای پیام بیان کنید
- وقتی برای چندین نفر ایمیل می فرستید، توجه داشته باشید که چرا هر فرد باید در بالای صفحه به آن اهمیت دهد
- درخواست‌های اقدام را شفاف کنید
- در اکثر موارد یک موضوع در هر ایمیل. نکات جداگانه را در یک پیام ترکیب کنید – تعداد مکالمات باز را با پاسخ های واضح فشرده کنید – به جای ارسال 50 پیام کوچک، آنها را در یک پیام ترکیب کنید.
- پیام های فوروارد شده را ویرایش کنید تا برای گیرنده بعدی مرتبط باشد و کسی را دچار مشکل نکند
- هنگام برنامه‌ریزی تماس یا جلسه، موضوع را در خط موضوع قرار دهید
- ایمیل خود را یک صفحه یا کمتر کنید. ابتدا اصل ارتباط را درج کنید زیرا بسیاری از افراد هرگز ایمیل خود را به طور کامل باز نمی کنند و آنچه را که در صفحه خواندن ظاهر می شود فقط خواندنی هستند.
- درک کنید که مردم چگونه ترجیح می دهند با آنها تماس گرفته شود و چقدر سریع پاسخ می دهند – تلفن را بیشتر بردارید
- “پاسخ به همه” را محدود کنید، مگر اینکه ضروری است همه افراد در ایمیل پاسخ شما را ببینند
نحوه دریافت ایمیل
شیوه های خوب مدیریت تغییر شامل ارتباط در مورد دلیل تغییر و نیاز به تغییر است. اطمینان حاصل کنید که با کسانی که بیشتر تحت تاثیر رفتار تغییر یافته و بهبود سیستم مدیریت ایمیل شما قرار می گیرند، ارتباط برقرار می کنید. اگر برنامه شما برای بهبود مدیریت ایمیل در سراسر سازمان است، ممکن است نیاز به اجرای برنامه های آموزشی یا آموزشی داشته باشید. بهترین شیوه های ایمیل خود را در برنامه های توسعه تیم و کارمندان خود بگنجانید.
برای مشتریان، بخشی از برنامه پذیرش مشتری شما باید شامل بخشی در ایمیل و سایر اشکال ارتباط باشد تا انتظارات را از روز اول ایجاد کنید.
- ایمیل را در ساعات مشخصی هر روز بررسی کنید. به مردم اجازه دهید بدانند که اگر نیاز دارند فوراً با شما تماس بگیرند، ایمیل راه حلی نیست. وقتی زمان مدیریت ایمیل است، اجازه ندهید حواس پرتی ایجاد شود تا بتوانید به سرعت از آنها عبور کنید. اعلان‌های خودکار را خاموش کنید و ایمیل خود را تا زمان انجام ایمیل ببندید. اگر دستیار دارید، آنها ممکن است بتوانند ایمیل شما را بررسی کنند و طبق دستورالعمل شما تریاژ اولیه را انجام دهند.
- استفاده از سیستم بایگانی صندوق ورودی را برای ثبت سریع ایمیل ها در پوشه های “Action”، “Waiting For”، “Read” در نظر بگیرید. از یک لیست پاسخ کاغذی برای تریاژ پیام هایی که دریافت می کنید استفاده کنید – بنویسید که چه کاری باید انجام دهید یا با چه کسی تماس بگیرید و بر اساس اولویت به پاسخ ها حمله کنید.
- افراد را برای ارسال پیام به شما شارژ کنید. مردم بیشتر به رفتار خود فکر می کنند و به طور تصادفی ایمیل نمی فرستند.
- همه پیام‌هایی را که در طول تعطیلاتتان دریافت می‌کنید به پوشه حذف ارسال کنید و یک پاسخگوی تعطیلات به مردم بگویید که باید وقتی از تعطیلات برگشتید دوباره با آنها تماس بگیرند زیرا ایمیل آنها حذف شده است. اگر فوری است، با __________ تماس بگیرید یا به ______________ پیام دهید.
- تیم خود را برای مرتبط بودن آموزش دهید. اگر ایمیل های نامربوطی برای شما ارسال می شود، با «مرتبط؟» پاسخ دهید. این به شما کمک می کند تا افراد را در مورد آنچه مرتبط می دانید آموزش دهید. هدف، کالیبره کردن ارتباط است، نه انتقاد از تیم.
- به طور خلاصه پاسخ دهید – هنگامی که شخصی برای شما ایمیل طولانی ارسال می کند، با 3 کلمه پاسخ دهید: “بله، ایده عالی”. آنها یاد خواهند گرفت که انتظار پاسخ طولانی از شما نداشته باشند و شما می توانید در اوقات فراغت خود پاسخ دهید.
- پاسخ‌های با تأخیر را ارسال کنید – برای ارتباط غیر فوری، پاسخ را تایپ کنید اما در عرض چند روز ارسال شود – به افراد آموزش دهید که انتظار پاسخ فوری را نداشته باشند.
- آن را نادیده بگیرید – اگر چیز مهمی باشد، دوباره در مورد آن خواهید شنید. مردم با شما تماس می گیرند یا می گذرند.
- از قوانین و اعلان‌ها برای هشدار دادن به پیام‌های مهم، حذف پیام‌های خوانده‌نشده، بایگانی پیام‌های قدیمی و لغو اشتراک از فهرست‌های ایمیل استفاده کنید.
- از امضای ایمیل و پاسخ خودکار خود به عنوان یکی از راه‌های انتقال تغییرات رفتار خود به کسانی که به شما ایمیل می‌فرستند، استفاده کنید.
اگر مایلید ماهانه یکبار نکات و مقالاتی مانند این را در صندوق ورودی خود دریافت کنید، برای ثبت نام در خبرنامه ما اینجا را کلیک کنید.