بهترین شیوه های مدیریت گرنت برای سازمان های غیرانتفاعی در سال 2024

8 دقیقه مطالعه

26 جولای 2024

سازمان‌های غیرانتفاعی چندین کانال مالی برای مدیریت دارند. علاوه بر ردیابی کمک‌ها و رویدادها، سازمان‌های غیرانتفاعی باید وجوه دریافتی در نتیجه جوایز کمک مالی را نیز پیگیری کنند.

بعلاوه، هر کمک مالی اعطا شده با مجموعه قوانین و الزامات خاص خود در مورد چگونگی و زمان استفاده از وجوه و همچنین نحوه ثبت و گزارش تراکنش های مرتبط با کمک مالی همراه است.

در نتیجه، لازم است سازمان‌های غیرانتفاعی با استاندارد بالایی از بهترین شیوه‌ها برای ردیابی کمک هزینه فعالیت کنند.

ردیابی گرنت چیست؟

ردیابی گرنت بخشی از مدیریت کمک مالی است (یعنی مدیریت هر جنبه ای از تحقیقات، درخواست، اعطای، ردیابی، و فرآیندهای بسته شدن کمک هزینه). فرآیند پیگیری کمک هزینه پس از درخواست و اعطای کمک هزینه انجام می شود.

هنگامی که یک بنیاد، نهاد دولتی یا منبع دیگری کمک مالی را به یک غیرانتفاعی اعطا می کند، سازمان غیرانتفاعی باید یک سیستم ردیابی کمک مالی را تصویب کند. ردیابی گرنت شامل فرآیندها، سیاست ها، ابزارها و تیم هایی است که برای نظارت، ثبت و مدیریت کمک های مالی طراحی شده اند. این شامل مدیریت و حفظ انطباق با الزامات کمک هزینه، ردیابی پیشرفت در برابر اهداف و انتظارات، مدیریت استفاده از صندوق و وجوه محدود، نگهداری سوابق، و تهیه گزارش است.

بیشتر بخوانید: خدمات حسابداری و حسابداری برای سازمان های غیرانتفاعی چقدر هزینه دارد؟

چرا مدیریت موثر کمک هزینه مهم است؟

مدیریت کمک هزینه، به ویژه در مرحله ردیابی، برای موفقیت غیرانتفاعی شما به چند دلیل حیاتی است:

• انطباق و گزارشگری – مدیریت و ردیابی کمک هزینه برای انطباق و گزارش قابل اعتماد ضروری است. بدون وجود یک سیستم، ابزار و تیم سالم، استاندارد شده، انطباق با قوانین و الزامات کمک هزینه می تواند به ویژه چالش برانگیز باشد. به علاوه، گزارش نادرست است.
• استفاده بهینه از منابع – ردیابی کمک هزینه کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که سازمان غیرانتفاعی شما از همه منابع خود به بهترین شکل استفاده می کند. کمک‌های بلاعوض اغلب وجوه محدودی را ارائه می‌کنند، به این معنی که در صورت امکان استفاده از این وجوه را در اولویت قرار دهید. ناتوانی در خرج کردن پول محدود در زمانی که می توان آن را خرج کرد، می تواند منجر به کاهش بودجه غیرانتفاعی شما و از دست دادن پول استفاده نشده در پایان دوره کمک هزینه شود.
• بهبود شهرت – زمانی که به یک سازمان غیرانتفاعی کمک هزینه اعطا می شود اما از وجوه به طور موثر یا در چارچوب الزامات قوانین و مقررات کمک هزینه استفاده نمی کند، بد به نظر می رسد. عدم استفاده مؤثر از وجوه کمک بلاعوض خود در محدوده کمک هزینه می تواند به شانس شما برای دریافت وجوه کمک بلاعوض در آینده آسیب برساند. ردیابی و مدیریت موثر کمک هزینه تضمین می کند که وجوهی را که اعطا کرده اید به موقع استفاده کنید و در عین حال با تمام مقررات گزارشگری کمک هزینه مطابقت داشته باشید.
• داده های مالی بهتر – ردیابی کمک هزینه تضمین می کند که داده های مالی به روز در دسترس دارید. با وجود یک سیستم ردیابی کمک هزینه خوب، باید بتوانید ببینید چه مقدار پول در دسترس شماست، چه شرایط کمک مالی هنوز باید برآورده شود، و مدت زمانی که قبل از پایان دوره کمک هزینه باقی مانده است.
• به حداکثر رساندن تأثیر – هنگامی که استفاده از وجوه اعطایی را بهینه می کنید، مطابقت خود را حفظ می کنید، و ثبت سوابق و گزارش دهی را به درستی تسهیل می کنید، برای به حداکثر رساندن تأثیر وجوه کمک مالی در سازمان خود و تأثیر سازمان خود در جامعه تلاش خواهید کرد.

10 بهترین روش برای پیگیری کمک های مالی

1. یک تیم ردیابی کمک هزینه تعیین کنید

بسته به ساختار سازمان خود، ممکن است یک تیم واحد را برای ردیابی همه کمک‌ها یا توزیع مسئولیت ردیابی کمک مالی بین چندین تیم منصوب کنید. با این حال، شما مسئولیت را تعیین می کنید، ضروری است که یک تیم را تعیین کنید. این افراد باید انتظارات روشنی از آنچه در زمینه ردیابی کمک هزینه دارند داشته باشند. این باید شامل وظایفی مانند پیگیری امور مالی کمک هزینه، برآورده کردن الزامات انطباق، اطمینان از هزینه‌های مناسب و رسیدگی به تعهدات گزارش‌دهی لازم باشد. علاوه بر این، شما باید ابزار و منابع لازم را برای انجام مسئولیت‌های خود و اجرای بهترین شیوه‌های زیر به تیم ردیابی کمک مالی خود ارائه دهید.

2. یک طرح پس از دریافت جایزه تهیه کنید

شما همچنین باید یک طرح دقیق پس از دریافت جایزه را به تیم خود ارائه دهید. این باید شامل الزامات، انتظارات و زمان‌بندی در رابطه با ارتباطات و گزارش‌دهی علاوه بر استراتژی‌هایی برای بحث و غلبه بر چالش‌ها باشد. این طرح همچنین باید شامل برنامه ای از نقاط عطف مرتبط با کمک مالی، وظایف ضروری، جدول زمانی و مسئولیت های فردی باشد.

3. یک چک لیست پروتکل انطباق ایجاد کنید و ممیزی ها را انجام دهید

الزامات کمک هزینه اغلب پیچیده، طولانی، و در اعماق شرایط کمک مالی شما مدفون است. حتماً کمک هزینه را به طور کامل و با دقت مطالعه کنید. در حین مطالعه، چک لیستی از تمام الزامات انطباق و مهلت های گزارش دهی موجود در کمک هزینه ایجاد کنید. مطمئن شوید که کل تیم شما می تواند به این چک لیست دسترسی داشته باشد، اما یک فرد خاص را در تیم پیگیری کمک هزینه تعیین کنید تا مسئولیت مدیریت این الزامات را بر عهده بگیرد. برای اطمینان از نگهداری سوابق کافی، حتماً در طول دوره اعطای حسابرسی انجام دهید.

بسته به نوع کمک هزینه ای که به شما اعطا می شود، ممکن است لازم باشد تغییرات بالقوه قوانین و مقررات مربوط به کمک های مالی فدرال، ایالتی یا محلی دیگر را نیز پیگیری کنید.

4. یک تقویم ردیابی کمک های مالی مشترک بسازید

به عنوان بخشی از برنامه پس از دریافت جایزه، باید برای ایجاد برنامه ای برای جلسات، به روز رسانی ها، جدول زمانی و مهلت های گزارش کار تلاش کنید. همه این اطلاعات را در یک تقویم مشترک قرار دهید که همه اعضای تیم ردیابی کمک هزینه علاوه بر رهبران و اعضای هیئت مدیره مربوطه می توانند به آن دسترسی داشته باشند.

---

این غیرانتفاعی پس از اعطای 1.5 میلیون دلار کمک های مالی فدرال از 50000 دلار به 500000 دلار در کمک های فردی افزایش یافت.

چگونه این کار را انجام دادند؟ مطالعه موردی کامل را اینجا بخوانید.

سرمایه‌گذاران می‌خواهند نتایج قابل اندازه‌گیری را ببینند. آن‌ها می‌خواهند ببینند که هر یک از دلارهایشان چگونه خرج می‌شود. آنچه GrowthForce به یک غیرانتفاعی ارائه می‌کند، پاسخی به آن است، که تنها می‌تواند به یک سازمان غیرانتفاعی کمک کند تا کمک مالی دریافت کند.»

– تیفانی مک گی، رئیس، Survivor Ventures

---

5. هزینه های خود را در مقابل گرنت پیگیری کنید

سازمان های غیر انتفاعی با چندین بودجه مختلف فعالیت می کنند. علاوه بر بودجه رویدادها، بودجه برنامه ها و بودجه های فردی برای جوایز کمک هزینه باید برای کل غیرانتفاعی خود یک بودجه کلی داشته باشید. شما باید هزینه‌هایی را که در قبال کمک هزینه دریافت می‌کنید پیگیری کنید و با مقایسه بودجه خود با واقعی، بر هزینه‌های خود نظارت کنید. علاوه بر این، مطمئن شوید که نحوه استفاده از وجوه کمک مالی را زیر نظر دارید تا مطمئن شوید که از هر گونه پول محدود بیشترین استفاده را می کنید.

6. برای ایجاد تغییرات آماده باشید

هیچ بودجه یا برنامه ای کامل نیست. بنابراین، احتمالاً در حین حرکت باید تغییرات و تنظیماتی را در برنامه و بودجه خود ایجاد کنید. مراقب تغییرات بودجه باشید و آماده باشید که در صورت کسری بودجه، هزینه های خود را کاهش دهید یا در صورت مازاد بودجه، از وجوه اضافی استفاده کنید.

7. سوابق کاملی از هر چیزی که به اعطا مربوط می شود را نگه دارید

کمک های مالی معمولا به اسناد زیادی نیاز دارند. شما می خواهید مطمئن شوید که در صورت انجام حسابرسی، سابقه ای از همه چیز مربوط به کمک مالی دارید. بنابراین، شما باید سوابق کامل و کاملی از تمام فعالیت‌ها، ارتباطات و هزینه‌های مربوط به کمک هزینه داشته باشید.

8. نتایج خود را مستند و گزارش کنید

مدیریت مالی خوب و فرآیندها و سیاست‌های ردیابی کمک هزینه تضمین می‌کند که داده‌های مورد نیاز برای گزارش نتایج، داستان‌های موفقیت و تأثیرات مربوط به وجوه کمک مالی را در اختیار دارید. می‌توانید از این داده‌ها برای برجسته کردن موفقیت‌ها و دستاوردهای غیرانتفاعی خود استفاده کنید و در عین حال از این ادعاها با معیارهای مالی مناسب پشتیبانی کنید.

گزارش‌دهی کامل کمک هزینه تضمین می‌کند که دوره کمک مالی با یک نکته مثبت بسته می‌شود و در عین حال رابطه غیرانتفاعی شما با نهاد اعطاکننده کمک مالی را تقویت می‌کند.

ادامه مطلب: کلید گزارش در مورد کمک مالی چند ساله برای غیرانتفاعی شما

9. از نرم افزار حسابداری و ردیابی کمک هزینه استفاده کنید

ردیابی مؤثر کمک هزینه با استفاده از نرم افزار حسابداری و ابزارهای کاملاً یکپارچه که به طور خاص برای مدیریت و ردیابی کمک هزینه طراحی شده اند، به بهترین وجه تسهیل می شود. بدون این ابزارها، فرآیندهای ردیابی کمک هزینه باید به صورت دستی انجام شود. پردازش های دستی زمان و منابع را هدر می دهد در حالی که داده های دقیق کمتری ارائه می دهد. پیاده سازی نرم افزاری که به طور خاص برای ردیابی کمک هزینه غیرانتفاعی طراحی شده است به شما کمک می کند تا فرآیندهای دستی را خودکار کنید، در زمان و هزینه صرفه جویی کنید و سوابق دقیق تری را حفظ کنید.

10. عملکرد کمک های مالی تکمیل شده را برای بهبود فرآیندهای خود ارزیابی کنید

پس از پایان دوره کمک هزینه، باید عملکرد سازمان را در طول فرآیند پیگیری کمک هزینه و عملکرد در مورد استفاده از خود کمک هزینه بررسی و ارزیابی کنید. بیشترین و کم موفقیت ترین جنبه های کمک هزینه را شناسایی کنید. چالش‌هایی را که تیم شما در طول فرآیند با آن‌ها روبرو بوده است، در نظر بگیرید. ارزیابی کنید که چقدر به بودجه خود پایبند بوده اید. به این فکر کنید که آیا این کمک هزینه به شما کمک کرد تا به تاثیری که پیش‌بینی می‌کردید برسید.

از این بینش ها و تجربیات برای بهبود فرآیندهای ردیابی کمک مالی خود استفاده کنید تا به شما در بهبود مستمر نتایج آینده کمک کند.

نرم افزار ردیابی گرانت برای سازمان های غیرانتفاعی: چرا ما Sage Intacct را توصیه می کنیم

Sage Intacct یک راه حل نرم افزار حسابداری جامع و با قابلیت تنظیم بالا ارائه می کند که به طور خاص برای سازمان های غیرانتفاعی طراحی شده است. این نرم افزار نیازهای منحصر به فرد سازمان های غیرانتفاعی را با یک سیستم نرم افزار حسابداری مبتنی بر ماژول برآورده می کند، یک بازار گسترده از برنامه های کاربردی شخص ثالث که برای تبدیل نرم افزار حسابداری به یک ابزار برنامه ریزی منابع سازمانی طراحی شده است.

به علاوه، مریم گلی دست نخورده ابزارهای ردیابی کمک هزینه و صورتحساب قدرتمند خود را ارائه می دهد که برای خودکارسازی فرآیندهای دست و پا گیر و پیچیده ردیابی کمک هزینه مانند جمع آوری و طبقه بندی هزینه ها، گزارش دهی، بودجه بندی، مدیریت جدول زمانی، صورتحساب و استفاده طراحی شده اند. با Sage Intacct، سازمان‌های غیرانتفاعی می‌توانند فرآیند ردیابی کمک‌های مالی، اندازه‌گیری تأثیر و گزارش‌دهی را ساده‌تر کنند.

با برون سپاری حسابداری برای سازمان های غیرانتفاعی تأثیر خود را به حداکثر برسانید

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد ایجاد بهترین روش‌ها برای ردیابی کمک‌های مالی و سایر جنبه‌های مدیریت کمک هزینه، توصیه می‌کنیم که رهبران غیرانتفاعی کارکردهای پشتیبان خود را به افراد با تجربه برون سپاری کنند. ارائه دهندگان خدمات حسابداری مشتری غیرانتفاعی. برون سپاری می تواند به سازمان شما کمک کند تا هر جنبه ای از عملیات مالی خود را بهینه کند، در حالی که از دفتر پشتیبان برای حمایت از تصمیم گیری مبتنی بر داده، افزایش کارایی و به حداکثر رساندن تأثیر استفاده می کند.